Obeya invoeren: kies het beginpunt dat bij jullie past
Obeya is een manier van samen sturen: doelen, werk en problemen staan op één plek, en daar stuur je in een vast ritme samen op. Er is niet één juiste plek om te beginnen. Je kunt beginnen bij het management, bij een afdeling of domein, bij een team dat wil of bij een programma. Elk beginpunt heeft voordelen en aandachtspunten. Wij helpen jullie kiezen.
Vier beginpunten
Wie Obeya wil implementeren, kan op verschillende plekken beginnen. Elk beginpunt kan goed werken; het hangt af van jullie situatie.
| Beginpunt | Wat het oplevert | Waar je op let |
|---|---|---|
| Bij het management of de directie | De visie en richting staan meteen. Een probleem van onderen heeft vanaf het begin een bord om naartoe te gaan. | Het vraagt tijd en betrokkenheid van het managementteam. De visiesessie helpt daarbij. |
| Bij één afdeling of domein met haar teams | Het blijft overzichtelijk, en de borden sluiten meteen op elkaar aan. | Stem af met de rest van de organisatie, zodat anderen weten wat er gebeurt en waar ze kunnen aanhaken. |
| Bij een team dat wil | Snel zichtbaar resultaat. Dat overtuigt vaak anderen, ook het managementteam. | Spreek vooraf af waar problemen heen gaan die het team niet zelf kan oplossen, en bespreek het als het team en de sturing erboven botsen. |
| Bij een programma of project | Werk dat meerdere afdelingen raakt, staat op één plek. Iedereen ziet waar het staat. | Maak duidelijk hoe het bord van het programma samenhangt met de borden van de afdelingen. |
Beginnen bij een team dat wil
Een team dat zelf wil beginnen, laat vaak snel zien wat Obeya oplevert. Twee dingen spreek je vooraf af.
- Waar problemen heen gaan. Wat het team niet zelf kan oplossen, moet ergens heen. Bijvoorbeeld: de leidinggevende neemt het mee naar het bestaande overleg van het managementteam, of kijkt mee op het bord van het team.
- Wat je doet als het botst. Een team dat anders werkt, botst soms met de manier waarop erboven wordt gestuurd. Dat is normaal. Bespreek het met elkaar, dan wordt het een gesprek en geen conflict.
Van daaruit groeit het netwerk van borden
Vanaf het beginpunt komen er borden bij: eronder, ernaast of erboven. Dat gaat in het tempo van jullie organisatie. Het managementteam hoeft niet op dag één helemaal mee te zijn.
Een afdeling of team onder een bord, of een Kanbanbord voor het dagelijkse werk. Het werk blijft gekoppeld aan het doel erboven.
Het bord van een team waar je vaak op wacht. Je koppelt kaartjes over de borden heen en stuurt werk naar hun postvak.
Een bord voor de afdeling of het managementteam. Wat een team niet zelf oplost, kan daarheen, en het besluit komt terug.
Hoe de borden samenwerken, lees je op Van strategie naar uitvoering en Overlegstructuur. Een voorbeeld bij een gemeente staat op Obeya voor gemeenten.
Stappenplan: de stappen die altijd terugkomen
We kijken samen waar jullie staan en kiezen het beginpunt dat bij jullie past.
Waar het past, maakt het management in een visiesessie de visie en richting. Begint een team, dan kiest het team zijn eigen visie, in lijn met de koers van de organisatie.
Elk bord wordt gebouwd door de mensen die erop werken, met eigen doelen, metrieken en afspraken voor het overleg. Vanaf het begin werken ze in de software.
Elk bord krijgt eigen Navigators. Zij leren het overleg voorbereiden, het gesprek leiden en afspraken opvolgen.
Het eerste echte overleg bij het bord. De Navigator zet de punten op de agenda, en besluiten en acties landen op de kaartjes.
Wat helpt: het management stuurt mee
Het netwerk van borden wordt sterker als het management meedoet in het ritme van de borden. Dat hoeft niet op dag één; het kan groeien. Dit helpt:
- Rood is een hulpvraag. Een rood kaartje is welkom. Het laat zien waar hulp nodig is, niet wie de schuld heeft.
- Moeilijke problemen eerst. Het overleg begint bij wat vastzit, niet bij wat goed gaat. Dit is een van de gouden regels uit de training.
- Hulp of een besluit. Een probleem dat omhoog komt, krijgt hulp of een besluit, en niet de vraag om een rapport.
- Terugmelden. Het besluit gaat terug naar het bord waar de vraag vandaan kwam.
- Sturen in het overleg bij het bord. Niet op rapportages, maar samen, op wat het bord laat zien.
- Gaan kijken. Leidinggevenden schuiven af en toe aan bij het overleg van een bord eronder. Ze kijken wat er speelt en vragen hoe ze kunnen helpen, niet om te controleren. In lean heet dit naar de werkvloer gaan, of gemba.
De proefperiode: de software leren kennen
In de proefperiode krijg je 30 dagen een eigen proefomgeving, zonder iets te installeren. Die is bedoeld om de software te leren kennen: een bord inrichten, kaartjes maken en een overleg uitproberen. Hoe jullie Obeya invoeren, kiezen we samen in een kennismaking. Wil je eerst rondkijken, loop dan door de producttour.
Veelgestelde vragen over Obeya invoeren
Waar begin je met Obeya invoeren?
Dat hangt af van jullie situatie. Je kunt beginnen bij het management, bij één afdeling of domein met haar teams, bij een team dat wil of bij een programma. In een kennismaking kiezen we samen wat past.
Kunnen we beginnen als het managementteam nog niet meedoet?
Ja. Spreek dan vooraf af waar problemen heen gaan die het team niet zelf kan oplossen, bijvoorbeeld naar het bestaande overleg van het managementteam. Zichtbare resultaten overtuigen vaak ook het management.
Wat als het team en de sturing erboven botsen?
Dat is normaal als een team anders gaat werken. Bespreek het met elkaar en maak afspraken over waar problemen heen gaan en hoe het antwoord terugkomt. Dan wordt het een gesprek en geen conflict.
Moet de hele organisatie tegelijk meedoen?
Nee. Je begint waar het past, en het netwerk van borden groeit mee: eronder, ernaast of erboven, in jullie eigen tempo.
Hoe voorkom je dat Obeya een rapportagebord voor het managementteam wordt?
Het managementteam stuurt niet op wat teams rapporteren, maar bespreekt in het overleg bij het bord wat vastzit. Een team zet een kaartje op rood om hulp te vragen, niet om verantwoording af te leggen. En elk bord is van het team dat erop werkt.
Hoe maak je een Obeya-bord?
De mensen die op het bord werken, maken het zelf, in de training Basis Obeya. Het bord begint met Waar we het voor doen, in lijn met de koers van de organisatie. Daarna volgen Waar we heen gaan, de doelen, de metrieken en de stappen per maand. Lees meer op Wat is Obeya.
Benieuwd waar jullie het beste kunnen beginnen?
In een kennismaking kiezen we samen het beginpunt dat bij jullie past.