Een overlegstructuur van team tot directie
In veel organisaties is er op elk niveau een overleg, maar staan die overleggen los van elkaar. Wat een team niet kan oplossen, blijft liggen of komt te laat boven. Met Wendbaarsturen heeft elk bord een eigen overleg, en zijn die overleggen met elkaar verbonden. Een probleem gaat een niveau hoger, het besluit komt terug.
Elk bord heeft een eigen overleg en ritme
Het team, de afdeling en de directie hebben elk een eigen bord. Bij elk bord hoort een eigen overleg met een eigen ritme. Een team komt bijvoorbeeld elke week bij elkaar, de directie elke twee weken met daarnaast een langere sessie per kwartaal. Je stelt het ritme per bord in, en de komende overleggen staan klaar.
Laat de overleggen van onder naar boven kort na elkaar vallen: eerst het team, dan de afdeling, dan de directie. Dan ligt een escalatie van een team binnen dezelfde week of cyclus op tafel bij het bord erboven. Die ritmes stem je zelf op elkaar af.
Een voorbeeld van een getrapt overleg
Dit is een voorbeeld. Elke organisatie kiest zelf de borden en het ritme.
| Bord | Ritme (voorbeeld) | Waar het overleg over gaat | Wat hier niet lukt, gaat naar |
|---|---|---|---|
| Team | Elke week, kort bij het bord | Wat afwijkt op het bord en wat er nu moet gebeuren | Het bord van de afdeling |
| Afdeling | Elke twee weken, kort na het teamoverleg | De doelen van de afdeling en de problemen die teams niet zelf kunnen oplossen | Het bord van de directie |
| Directie | Elke twee weken, kort na de afdeling, plus een sessie per kwartaal | De richting, de doelen voor het jaar en besluiten over capaciteit, budget en regels | Hier valt het besluit, en dat gaat terug omlaag |
Wat er in het overleg gebeurt
- Moeilijke problemen eerst. Het overleg begint bij wat rood of vastgelopen is, niet bij de lijst. Dat is een van de gouden regels uit de training.
- Agenda. Leden dragen punten aan. De Navigator zet ze op de agenda.
- Uitkomst. Bij het afronden van een punt legt de Navigator de uitkomst vast, en het vervolg: een actie, een besluit of ter kennisgeving.
- Actiehouders en deadline. Elke actie krijgt een naam en een datum. De actiehouders krijgen een mail.
- Op het kaartje. De uitkomst landt op het kaartje waar het punt over ging. De volgende keer zie je of het is gedaan.
Signalen laten zien wat aandacht nodig heeft
Elk kaartje kan een signaal krijgen: Op koers, Let op, Vastgelopen of Belangrijk. Wie een kaartje op Let op, Vastgelopen of Belangrijk zet, schrijft erbij waarom. De eigenaars en de Navigator van dat bord krijgen daar meteen een mail over. Zo weet de Navigator al voor het overleg wat er speelt.
Wat een team niet oplost, gaat een niveau hoger
Soms heeft een team iets nodig wat het zelf niet kan regelen: meer mensen, een besluit, budget of een andere regel. Dan stuurt het team het kaartje naar het bord erboven. In het venster van Stuur naar bord staat dat bord al klaar, met de tekst escaleer hierheen.
Het kaartje komt binnen in het postvak van dat bord. Daar leggen ze het bij Wat ons tegenhoudt, en de Navigator zet het op de agenda. Lukt het op dat niveau ook niet, dan gaat het weer een niveau hoger. Zo is de escalatieladder voor iedereen te zien, in plaats van een mail die ergens blijft liggen.
Het besluit gaat terug omlaag
Neemt een overleg een besluit, dan legt de Navigator het vast op het kaartje. Raakt het besluit een ander bord, dan zet de Navigator het door naar dat bord. Zo hoort het team dat het probleem meldde wat er is besloten, en kan het verder. Op het kaartje staat wat er is besloten en wat er daarna gebeurt.
Een effectief werkoverleg: het verschil met een gewoon werkoverleg
Zo zet je het op
Veelgestelde vragen over de overlegstructuur
Wat is een getrapt overleg?
Een getrapt overleg is een reeks overleggen op verschillende niveaus die op elkaar aansluiten: team, afdeling en directie. In het Engels heet dit ook wel tiered meetings. Wat het ene niveau niet oplost, gaat naar het volgende.
Hoe voorkom je dat alles wordt geëscaleerd?
Een team stuurt alleen omhoog wat het echt niet zelf kan oplossen, zoals capaciteit, een besluit, budget of een regel. Het team bespreekt eerst in het eigen overleg wat het zelf kan doen. De Navigator let daarop.
Hoe zorg je dat problemen wél omhoog komen?
Door te laten zien dat rood welkom is. Stuurt een team een probleem omhoog, dan reageert het bord erboven met hulp of een besluit, niet met de vraag om een rapport. Merken teams dat, dan durven ze een probleem op tijd te melden.
Moeten alle overleggen hetzelfde ritme hebben?
Nee. Elk bord heeft zijn eigen ritme. Het helpt wel om de ritmes op elkaar af te stemmen, zodat een punt van een team op tijd bij de afdeling ligt. Dat doe je zelf als je het ritme instelt.
Wie zit er bij welk overleg?
Bij elk overleg zitten de leden van dat bord. Rechten gelden per bord. Een besloten bord blijft dicht voor wie er geen lid van is, ook voor een gekoppelde AI.
Hoe beginnen we?
Je begint waar het past: bij het management, bij één afdeling of domein met haar teams, of bij een team dat wil. Het netwerk groeit mee. Lees meer op Obeya invoeren. Hoe het eruitziet bij een gemeente, lees je op Obeya voor gemeenten.
Benieuwd hoe jullie overleggen op elkaar kunnen aansluiten?
In een kennismaking kijken we samen naar jullie overleggen en naar wat er tussen de niveaus blijft liggen.