Obeya voor gemeenten: van college tot team
Een gemeente werkt met een collegeprogramma, domeinen, afdelingen en teams. Het college stelt het collegeprogramma vast; de ambtelijke directie vertaalt het naar doelen op haar bord. Met Wendbaarsturen heeft elk niveau onder het college een eigen bord, en werken die borden samen. Een doel uit het collegeprogramma gaat omlaag naar de teams. Een knelpunt gaat omhoog tot iemand het kan oplossen. En het besluit komt terug.
De keten van college tot team
Zo is een gemeente vaak ingedeeld. Vanaf de ambtelijke directie kan elk niveau een eigen bord hebben. Dit is een voorbeeld: elke gemeente kiest zelf haar borden. Werkt de gemeente met programmasturing, dan kan een programma ook een eigen bord krijgen.
| Niveau | Waar het werk staat | Wat er gebeurt |
|---|---|---|
| College (bestuur) | Het collegeprogramma | Het college stelt het collegeprogramma vast. Dat is het startpunt voor de borden. |
| Ambtelijke directie | Obeya-bord van de directie | Vertaalt het collegeprogramma naar doelen en verdeelt die over de domeinen |
| Domeinen | Een Obeya-bord per domein: Sociaal, Fysiek, Dienstverlening en Bedrijfsvoering | Wat het domein bijdraagt aan de doelen van het college |
| Afdelingen | Een Obeya-bord per afdeling, onder het bord van het domein | De doelen van de afdeling en de knelpunten van de teams |
| Teams | Een Obeya-bord of een Kanbanbord per team | Het werk van elke dag, gekoppeld aan de doelen erboven |
Zo komt het collegeprogramma op de borden
Het college stelt het collegeprogramma vast. Het bord van de ambtelijke directie begint met Waar we het voor doen, afgeleid van het collegeprogramma. Daarna zet de directie de doelen erop, per thema een rij. Zo wordt het coalitieakkoord een lijst doelen met een eigenaar en een periode.
Met Stuur naar bord gaat een doel naar het bord van een domein. Het domein legt het zelf op het bord.
Domeinen, afdelingen en teams vertalen het doel naar hun eigen werk en melden terug wat haalbaar is en wat er nodig is.
Is het werk onder een doel klaar, dan vinkt het doel erboven zichzelf af. De directie ziet bijvoorbeeld 3/5 klaar.
Voorbeeld: sneller vergunningen verlenen
Dit voorbeeld is verzonnen. Het laat zien hoe werk in alle richtingen over de borden gaat: omlaag, omhoog en zijwaarts.
| Richting | Van | Naar | Wat er gebeurt |
|---|---|---|---|
| Omlaag | Directie | Domein Fysiek | De directie stuurt het collegedoel Vergunningen sneller verlenen naar het bord van het domein Fysiek. |
| Omlaag | Domein Fysiek | Afdeling Vergunningen, Toezicht en Handhaving | Het domein vertaalt het doel en stuurt het door naar de afdeling Vergunningen, Toezicht en Handhaving (VTH). |
| Omlaag | Afdeling VTH | Team Vergunningen | De afdeling zet het werk uit bij team Vergunningen, dat met een Kanbanbord werkt. Het team komt terug met wat haalbaar is: sneller kan, maar niet met het aantal juristen dat er nu is. |
| Omhoog | Team Vergunningen | Afdeling VTH | Het team stuurt het knelpunt Te weinig juristen naar het bord van de afdeling. Daar komt het bij Wat ons tegenhoudt en op de agenda. |
| Omhoog | Afdeling VTH | Directie | De afdeling kijkt eerst wat ze zelf kan doen, bijvoorbeeld werk herverdelen binnen de afdeling. Dat is niet genoeg. Pas dan zet ze het knelpunt een niveau hoger, en via het domein Fysiek komt het bij de directie. |
| Omlaag | Directie | Team Vergunningen | De directie neemt een besluit over extra capaciteit. Het besluit gaat terug omlaag en landt bij het team, op het kaartje waar het om ging. |
| Zijwaarts | Team Klantcontact | Team Vergunningen | Aan de balie vragen inwoners vaak naar hun aanvraag. De twee teams koppelen hun kaartjes over de wachttijd aan de balie, zodat ze allebei zien wat de ander doet. |
Wat helpt: de directie stuurt mee
Het netwerk van borden wordt sterker als de directie en de managementteams meedoen in het ritme van de borden. Dat kan groeien; het hoeft niet op dag één. Dit helpt:
- Rood is een hulpvraag. Een rood kaartje is welkom. Het laat zien waar hulp nodig is, niet wie de schuld heeft.
- Moeilijke problemen eerst. Het overleg begint bij wat vastzit, niet bij wat goed gaat.
- Hulp of een besluit. Op een escalatie reageert de directie met hulp of een besluit, zoals over extra juristen, niet met de vraag om een rapport.
- Terugmelden. Het besluit gaat terug naar het bord waar de vraag vandaan kwam.
- Sturen in het overleg bij het bord. Niet op rapportages, maar samen, op wat het bord laat zien.
- Gaan kijken. Leidinggevenden schuiven af en toe aan bij het overleg van een bord eronder. Ze kijken wat er speelt en vragen hoe ze kunnen helpen, niet om te controleren.
Waar een gemeente kan beginnen, lees je op Obeya invoeren.
Training per niveau
Elk niveau leert wat het nodig heeft. Welke training eerst komt, hangt af van waar de gemeente begint. Zo werkt Obeya bij de overheid: bij gemeenten en bij andere overheidsorganisaties.
In een visiesessie maakt de directie de visie en richting. Met een eigen bord oefent ze het overleg en het sturen bij het bord.
In Basis Obeya bouwt een domein of afdeling zelf zijn bord, in lijn met de koers van de gemeente.
Een team bouwt zijn eigen Obeya- of Kanbanbord en leert het overleg bij het bord.
In de training De Navigator leren Navigators het overleg voorbereiden, leiden en opvolgen.
Veelgestelde vragen over Obeya bij een gemeente
Hoe vertaal je het collegeprogramma naar de uitvoering?
Het college stelt het collegeprogramma vast. De ambtelijke directie zet de doelen daaruit op haar bord en stuurt ze door naar de domeinen. Elk niveau vertaalt het doel naar het eigen werk en meldt terug wat haalbaar is. De voortgang loopt vanzelf mee naar boven.
Moet de hele gemeente in één keer meedoen?
Nee. Je begint waar het past: bij het management, bij één afdeling of domein met haar teams, of bij een team dat wil. Het netwerk groeit mee. Bij een gemeente kan dat bijvoorbeeld de directie zijn, het domein Fysiek met zijn afdelingen en teams, of team Vergunningen. Lees meer op Obeya invoeren.
Past Obeya bij werk met wettelijke termijnen?
Ja. Een termijn kan een metriek op het bord zijn. Het team ziet dan elke week welke aanvragen dicht bij de termijn komen, en kan bijsturen voordat een termijn verloopt.
Hoe verhoudt Obeya zich tot lean?
Obeya komt uit lean. Je hoeft geen lean-traject te hebben om te beginnen. Werkt jullie gemeente al met lean, dan sluit een Obeya daar goed op aan.
Kunnen we samenwerken met ketenpartners buiten de gemeente?
De borden werken samen binnen de eigen organisatie. Werk dat bij een ketenpartner ligt, zet je als kaartje op je eigen bord, met een eigenaar die het contact onderhoudt.
Is de software geschikt voor gemeenten en andere overheidsorganisaties?
De software heeft de AVG als basis en de beveiligingsnormen van de Nederlandse overheid (BIO2) als uitgangspunt. Rechten gelden per bord, en een besloten bord blijft dicht, ook voor een gekoppelde AI. Meer staat op Privacy en beveiliging.
Benieuwd hoe de borden van jullie gemeente samen kunnen werken?
In een kennismaking kijken we samen naar jullie collegeprogramma, de niveaus en de overleggen.